PERT en gestión de proyectos: método, significado y análisis
- ¿Qué es el método PERT en gestión de proyectos?
- Antecedentes y características
- Cómo funciona PERT en gestión de proyectos
- Análisis PERT en gestión de proyectos
- Ejemplo paso a paso de PERT para un proyecto
- Ventajas del método PERT en gestión de proyectos
- Limitaciones y desventajas del PERT
- Mejora tu análisis PERT en gestión de proyectos
Los análisis proporcionan a los empleados datos sólidos. Esta base sólida ayuda a transformar la incertidumbre en un marco más estructurado y entregar iniciativas complejas con éxito. En nuestra revisión, hablamos sobre cómo PERT se distingue de otros métodos y por qué debería intentarlo en su empresa.
¿Qué es el método PERT en gestión de proyectos?
Antes de mostrar cómo funciona, es importante entender el significado de PERT en gestión de proyectos.
Definición de PERT en gestión de proyectos
La forma completa de PERT es Técnica de Evaluación y Revisión de Programas.
Puede definir PERT en gestión de proyectos como un método estadístico que analiza tareas y cronogramas.
Es un diagrama visual que muestra actividades, su tiempo y dependencias para ayudar a los gerentes a identificar posibles cuellos de botella u obstáculos.
Esta herramienta de planificación se puede usar para determinar exactamente cuánto tiempo toma realmente un paso específico.
De esta manera, puede ver este diagrama como una forma de facilitar la coordinación del equipo y la programación de entregables.
Cuando se combina con herramientas digitales como Flowlu, estos beneficios se amplifican aún más mediante automatización y visibilidad en tiempo real.
Antecedentes y características
Un dato interesante que quizás no sepa es que este modelo fue creado por la Armada de los EE.UU. en los años 50. El propósito era administrar el programa de submarino Polaris. Esta iniciativa específica requería no solo diferentes contratistas, sino también tratar con muchos cronogramas de investigación que eran bastante impredecibles. Sin embargo, el sector privado no se quedó callado. Desarrolló la ruta crítica aproximadamente en la misma época.
Como mencionamos al principio de este artículo, hay varias herramientas o enfoques que puede adoptar cuando se trata de programación.
Aquí hay 4 aspectos que distinguen a PERT:
#1. Estadístico
Eso significa que el análisis utiliza fórmulas para convertir las estimaciones en cronogramas más realistas. Nos referiremos a esto a continuación con más detalle.
#2. Dependencias
Este método le permite determinar fácilmente y ver qué debe hacerse para que otros puedan comenzar.
#3. Más de una estimación de tiempo
Proporciona más de una sola estimación de tiempo por etapa. Probablemente tendrá un enfoque optimista y uno pesimista, como también veremos a continuación en más detalle.
#4. Ruta crítica (RC)
Con el uso de una ruta crítica, los especialistas pueden determinar la secuencia de operaciones que revela el tiempo de finalización más corto posible tiempo para todo el proceso.
Cómo funciona PERT en gestión de proyectos
PERT en gestión de proyectos se puede dividir en 3 partes principales que funcionan juntas:
Eventos y actividades
Estos elementos son la base del diagrama. Mientras que un evento se ve como un hito que alcanza en el momento en que algo se completa, una actividad es el trabajo que permite alcanzar el evento.
Imagine que tiene una campaña de marketing. En este caso, el evento aquí es el lanzamiento de la campaña. La actividad—todo lo que ayuda a lograrlo: crear anuncios y contenido promocional e incluso preparar la estrategia para el lanzamiento.
Estimaciones de tiempo
Obtendrá 3 estimaciones de tiempo diferentes para asegurarse de que conoce todos los resultados posibles:
- Optimista (O): Esta métrica asume que todo es ideal (aprobaciones son casi inmediatas, todos los recursos siempre están disponibles, no se necesita revisión, solo por mencionar algunos). Por lo tanto, todo se hará dentro de la duración más corta posible. Como puede imaginar, esta es una situación extremadamente rara.
- Más probable (M): Esta es la proyección más realista, ya que es la más frecuente. Incluye lidiar con ciclos de revisión estándar, retrasos comunes, restricciones de recursos, entre otros.
- Pesimista (P): Este escenario toma en consideración las peores condiciones posibles. Tenga en cuenta que no estamos hablando de catástrofes sino de problemas significativos que pueden incluir licencias por enfermedad, varias rondas de revisión, retrasos del proveedor, entre otros. Esta también es una situación rara.
La duración de la tarea (DT) se puede calcular utilizando la siguiente fórmula:
TD = (O + 4M + P) / 6
Dependencias y ruta crítica
Como ya dijimos arriba, las dependencias se refieren a las actividades que deben completarse antes de que otras puedan comenzar. En lo que se refiere a RC, se puede definir como la cadena más larga de actividades dependientes.
Análisis PERT en gestión de proyectos
Es un diagrama visual o de red que muestra no solo actividades, sino también sus dependencias.
Hay 3 componentes clave dentro:
- Nodos: pueden ser representados por círculos o rectángulos y se refieren a los eventos.
- Flechas: muestran los pasos que deben completarse.
- Dirección: muestra no solo la dirección sino también la dependencia.
Actividades
Es importante tener en cuenta que cada actividad en un diagrama incluye 3 aspectos diferentes:
- Predecesores: son los pasos que deben completarse primero.
- Duración: o el tiempo esperado.
- Float: también conocido como holgura, que es el retraso permitido.
Además, hay dos tipos diferentes de actividades:
- Crítica. No puede demorarse y, por lo tanto, tiene holgura cero.
- No crítica. Actividades que tienen más flexibilidad.
PERT vs método de ruta crítica (CPM)
Aunque ambas metodologías ayudan a los gerentes a mapear una estructura de proyecto, sus propósitos son sustancialmente diferentes.
Elegir el método correcto depende no solo de sus necesidades de planificación, sino también del nivel de previsibilidad involucrado.
1—PERT; 2—CPM
#1. Estimaciones de tiempo
| 1 | 2 |
| Tres: tiempo optimista, pesimista y más probable. | Solo uno. |
#2. Enfoque
| 1 | 2 |
| Se usa cuando se trata con incertidumbre. | Preferido cuando necesita optimizar la velocidad y el costo de finalización. |
#3. Mejores usos
| 1 | 2 |
|
Funciona mejor para iniciativas únicas o inciertas. Ejemplo: campañas de marketing, investigación y desarrollo de productos. |
Manejo de trabajo predecible o rutinario. Ejemplo: planificación de eventos, procesos de fabricación o mantenimiento rutinario. |
#4. Cálculos de complejidad
| 1 | 2 |
| Utiliza fórmulas más avanzadas (es un método estadístico). | Construido sobre sumas simples. |
Ejemplo paso a paso de PERT para un proyecto
Cuando decidas que usarás esta herramienta, necesitarás transformarla en un plan estructurado. Esto te permite dibujar el diagrama.
Aquí están los pasos que debes seguir:
Paso 1: Identifica las actividades del proyecto
Lo primero que necesitarás hacer es determinar todas las actividades que será necesario realizar.
Cuando tienes una gran empresa, necesitarás dividirla en pasos más pequeños y medibles. Sin embargo, quieres asegurarte de que no te vayas demasiado lejos con esto. Intenta enfocarte en las tareas que toman días y semanas, no solo horas.
También en este paso, necesitarás agregar un entregable y asignar a alguien responsable de cada actividad.
Paso 2: Establece las dependencias
Ahora, determina la etapa que debe completarse para que otras puedan comenzar.
Ten en cuenta que esto puede ser un poco más desafiante ya que puedes tener:
- dos acciones diferentes que comienzan simultáneamente,
- tareas que deben terminar al mismo tiempo,
- incluso operaciones que no pueden terminar hasta que otra comience.
Paso 3: Estimaciones de duración de actividades
Lo mejor que puedes hacer es ir directamente al curso. Esto significa preguntar a las personas que normalmente las completan sobre el tiempo que toman.
Sin embargo, cuando la iniciativa es nueva o estás atrapado por alguna razón, necesitas pensar en las 3 estimaciones diferentes para determinar la duración (optimista, más probable y pesimista).
Paso 4: Crea el diagrama PERT
Estás listo para construir tu diagrama.
Debes comenzar dibujando tus actividades como un diagrama de flujo con un círculo o rectángulo alrededor de ellas.
Luego, agrega las flechas para mostrar las dependencias. El diagrama debe leerse de izquierda a derecha.
Paso 5: Determina la ruta crítica y la holgura
Solo mira el diagrama que creaste e identifica la secuencia más larga de actividades dependientes, que muestra el PC del proceso.
Luego debes calcular la holgura o flotación para procesos no críticos.
Ten en cuenta que las tareas con holgura cero son las que ya están en el PC, y son las que debes prestar más atención.
Paso 6: Revisa y valida el gráfico
Tan pronto como prepares el gráfico, debes mostrarlo tanto a los miembros del equipo como a los stakeholders.
Esto es importante porque pueden notar dependencias incorrectas, estimaciones poco realistas o cualquier detalle faltante.
Paso 7: Mantén monitoreando y actualizando
Aunque puedas creer que terminaste tan pronto como se dibuja el gráfico. La verdad es que las cosas siempre están cambiando y necesitan ser adaptadas rápidamente. Y el gráfico de Técnica de Evaluación y Revisión de Programas es una de esas cosas.
Imagina que una operación toma más tiempo del que anticipaste. Necesitas tener en cuenta este retraso en el diagrama, así como anotarlo para futuros plazos.
Ventajas del método PERT en gestión de proyectos
- Planificación simplificada mediante la identificación de patrones
- Mejora de la programación
- Mejor estimación de duraciones de tareas
- Dependencias precisas
- Identificación de la ruta crítica
- Optimización de recursos y tiempo
- Cuellos de botella fácilmente identificables
- Optimización de la asignación de equipos, materiales y personal
- Permite conocer el tiempo esperado de finalización, la probabilidad de completar antes de la fecha límite, la tarea que tiene tiempo de holgura y las fechas de inicio y fin de cada actividad.
Limitaciones y desventajas del PERT
- Puede requerir más esfuerzo
- Puede ser muy lento
- Obtener datos precisos puede ser difícil
- Determinar cuánto tiempo tomará la finalización puede ser desafiante y llevar a imprecisiones.
- Puede ser complicado porque es generalmente un análisis estático; por lo tanto, es difícil agregar cambios inmediatos
- Su precisión depende de la precisión de las estimaciones de duración de las tareas.
De todas estas desventajas y limitaciones, ciertamente puedes entender que este modelo puede no ser el mejor para un enfoque Agile que requiere monitoreo constante y adaptación a medida que el proceso evoluciona.
Mejora tu análisis PERT en gestión de proyectos
No hay duda de que este análisis es una herramienta muy poderosa para los gerentes. Ofrece insights increíbles sobre lo que concierne no solo a la planificación, sino también a los riesgos y la asignación de recursos.
Aunque hay otras herramientas que pueden ayudar, el PERT es una excelente opción para emprendimientos más exigentes e inciertos.
El potencial analítico aumenta cuando automatizas procesos. Intenta implementar una plataforma especializada en gestión de proyectos.
Flowlu es uno de estos. Te permite automatizar procesos rutinarios, rastrear tareas y estudiar resultados. Por ejemplo, puedes rastrear el tiempo dedicado versus el tiempo estimado, recopilar estadísticas y crear un panel personalizado con widgets para ver cómo avanzan los proyectos en tiempo real: ingresos activos, costo o descripción general de rentabilidad.
Usa métodos comprobados con herramientas confiables para obtener las mejores estadísticas.
Aunque su precisión depende de los datos históricos y la calidad de sus entradas, ciertamente es una de las mejores herramientas que los empleados pueden usar para ideas complejas que tienen una gran incertidumbre.
Depende. En caso de que el trabajo implique investigación, innovación o hacer algo nuevo, se debe usar la metodología descrita.
Por otro lado, si la iniciativa es similar a las anteriores, incluye trabajo rutinario y está bien definida, debe optar por CPM.
Sí, puede, especialmente si hay muchas dependencias.
Mientras que los gráficos de Gantt presentan el plan en una línea de tiempo utilizando barras horizontales para indicar cuándo comienza y termina cada tarea, el gráfico destaca las dependencias entre pasos a lo largo de la línea de tiempo.
Se dibuja usando rectángulos o círculos con cada etapa y flechas que apuntan en la dirección correcta, también mostrando el tiempo esperado para la finalización.
