Gestión de proyectos para empresas de consultoría: cómo controlar el alcance, clientes y entrega
Respuesta rápida
La gestión de proyectos de servicios profesionales añade capas que los marcos estándar no contemplan. Por eso, el principal secreto detrás de un trabajo de consultoría exitoso es mantenerse proactivo. Necesita una estructura que pueda adaptarse a cada proceso y cliente sin agotar a su personal.
Esto significa contar con las herramientas adecuadas para mantener una buena comunicación, hacer seguimiento de las finanzas en tiempo real, gestionar recursos y mantener un control estricto del alcance de principio a fin.
Le explicaremos qué hace única a la consultoría y qué se necesita para hacer bien este tipo de trabajo.
Por qué los proyectos de consultoría son difíciles de gestionar
Como mencionamos antes, el trabajo de consultoría no es fácil y requiere un equilibrio constante.
Casi parece que no tiene control sobre nada, especialmente en comparación con un contrato típico, donde realmente controla tanto el entorno como los recursos.
#1: Desvío de alcance
Esto es complicado en la consultoría porque el trabajo casi nunca se ajusta al alcance definido. El desvío de alcance se vuelve casi inevitable. Pero, ¿por qué sucede esto?
A diferencia de campos donde los procesos funcionan más como las matemáticas, la consultoría es mucho más fluida.
La mayoría de los clientes solo descubre lo que realmente quiere a medida que avanza el proyecto, generalmente al ver las diferentes opciones frente a ellos. Es entonces cuando empiezan a pedir pequeños favores o detalles extra aquí y allá. Asumen que estos añadidos no son gran cosa, pero suelen ser más que suficientes para causar desvío de alcance, ya que usted no quiere decir que no.
#2: Aprobaciones de clientes
Sin importar el marco de trabajo que use, los cuellos de botella en las aprobaciones son extremadamente comunes aquí.
Hay varias razones por las que esto sucede.
Por ejemplo, piden opiniones a otros expertos y no logran ponerse de acuerdo, o uno de los interesados clave falta a la reunión de retroalimentación por algún motivo. Todo esto suele generar retrasos en la entrega, lo que luego afecta otros trabajos que ya tenía programados.
#3: Horas facturables
Una de las cosas que quizás no sepa es que es increíblemente difícil hacer seguimiento de las horas facturables con los consultores.
La mayoría de los consultores odia este proceso, y no siempre es fácil demostrar que realmente estaban trabajando para el cliente. A veces están pensando en un problema o investigando opciones, y los clientes no siempre entienden que eso cuenta como trabajo real.
#4: Múltiples proyectos
El escenario más frecuente es que maneje más de un cliente a la vez, lo que hace su trabajo mucho más difícil.
Piense en esto por un momento. Podría estar llevando dos o tres trabajos diferentes a la vez, lo cual ya es agotador y abrumador por sí solo. Luego están las situaciones de emergencia en las que más de un cliente necesita hablar con usted sobre cambios. ¿Cómo prioriza?
#5: Disponibilidad de expertos
En la mayoría de los casos, una empresa de consultoría tiene dos o tres expertos principales que siempre están ocupados. Tener varios especialistas en su equipo es algo positivo, pero también puede convertirse en un riesgo. Después de todo, ¿qué pasa si uno de estos empleados muy solicitados se enferma o decide dejar la empresa?
Una solución como Flowlu ayuda con todo esto. Es lo suficientemente flexible para adaptarse a diferentes industrias y requisitos de clientes, que es exactamente lo que los consultores necesitan cuando están manejando al mismo tiempo alcance cambiante, aprobaciones, horas registradas, múltiples contratos y disponibilidad impredecible del personal.
Flujo de trabajo principal de la gestión de proyectos de consultoría
Las empresas de consultoría necesitan una estructura sólida para funcionar bien. Es necesario gestionar no solo el presupuesto, sino también el alcance y la disponibilidad de los expertos, todo al mismo tiempo.
En definitiva, un flujo de trabajo riguroso se ve así:
Paso 1: La propuesta y el SOW
Los parámetros deben definirse bien antes de que comience el trabajo, para garantizar el éxito y evitar el desvío de alcance.
Esto significa que deberá revisar las tareas clave con el cliente. Explique la metodología y el marco de trabajo que utilizará, junto con sus estimaciones sobre tasas de utilización, horas de recursos y presupuesto. También prepare su propio acuerdo de trabajo (SOW) para que el cliente lo apruebe. Las propuestas sólidas sientan las bases para cada hito posterior. El hito aquí es conseguir que el contrato quede firmado.
Paso 2: Planificación y movilización
Aquí es cuando comienza la planificación. En esta etapa, los equipos de ventas y de entrega deben reunirse para asegurarse de estar alineados en todo.
La planificación de recursos comienza aquí: encárguese de la asignación de recursos, configure todos los sistemas que va a usar y cree una matriz RACI para mantener todo bajo control.
El objetivo en esta etapa es armar un plan de asignación de recursos y asegurarse de que todos estén informados y alineados para cumplir con esos requisitos.
Paso 3: El lanzamiento
Aquí es cuando el trabajo realmente comienza. Pero antes, asegúrese de tener todo lo de la propuesta listo. Reúnase con el cliente y comparta la hoja de ruta, los hitos definidos y todas las dependencias clave. Obtenga la aprobación formal una vez que hayan revisado todo.
Paso 4: Ejecución y monitoreo
Esta es, sin duda, la fase más larga de un contrato. Aquí estará trabajando, recibiendo retroalimentación constante y ajustando lo que sea necesario.
La mayor parte del trabajo en esta etapa implica recopilar datos, realizar análisis financieros y llevar a cabo talleres. También es cuando los consultores registran sus horas facturables. En cuanto al gerente de proyecto, deberá monitorear el progreso semanalmente.
Paso 5: Cierre y evaluación
Como su nombre lo indica, aquí es cuando entrega los productos finales al cliente para su aprobación. Prepare un informe o presentación, la factura final y asegúrese de que la hoja de aceptación esté firmada. Este es el cierre formal.
Qué debe incluir el software para consultores
Si quiere que su trabajo fluya bien, considere usar un software de gestión de proyectos diseñado para consultores. Estas plataformas son realmente clave para el éxito de empresas como la suya.
Puede estar trabajando en diferentes aplicaciones al mismo tiempo. Pero si configura la plataforma de gestión de proyectos adecuada para su consultora, todo se vuelve mucho más fácil.
Estas son las funciones que estas soluciones deben incluir.
1. Portal del cliente
Si recuerda, arriba mencionamos cómo los proyectos de consultoría pueden retrasarse cuando está esperando una aprobación. Una de las mejores formas de solucionarlo es tener un portal de proyecto dedicado que actualice regularmente.
Aquí, los clientes pueden ver el progreso del trabajo, dejar comentarios e incluso subir archivos.
Como puede entender fácilmente, este es el tipo de función que mejora drásticamente la comunicación con el cliente.
2. Gestión de tareas e hitos
La plataforma que elija debe ofrecer distintas vistas, según si es parte del equipo o el cliente.
Los usuarios externos no necesitan acceso a todos los detalles; solo necesitan una visión general. Sus empleados, en cambio, necesitan ver su lista completa de tareas.
Busque un software de gestión de proyectos para consultores que le permita alternar entre listas, tableros Kanban y diagramas de Gantt. También debería permitirle crear sus propias plantillas para tipos específicos de proyecto.
3. Control de horas
El software de control de horas para consultoría es fundamental, ya que su activo más valioso son las horas de trabajo.
Esto significa que el software adecuado para consultores necesita hojas de horas manuales, temporizadores de un clic y una aplicación móvil para quienes siempre están en movimiento. También debe poder clasificar las horas como facturables o no facturables.
4. Documentos
Los documentos son una parte enorme tanto de las entregas al cliente como de la comunicación. Por eso, necesita una plataforma que le permita intercambiar archivos con clientes fácilmente y que sea compatible con firmas digitales, entre otras cosas.
5. CRM
Si busca una plataforma que le dé ventaja sobre la competencia, busque un software de flujo de trabajo de consultoría que también funcione como CRM — gestión de relaciones con el cliente. Debe hacer seguimiento del historial de cuentas, leads y etapas de negociación.
Por ejemplo, para Bićanić Consulting, el CRM de Flowlu se convirtió en una de las funciones más importantes. Los pipelines de ventas reunieron todos los leads, conversaciones y seguimientos en un solo sistema. Como resultado, la empresa redujo los seguimientos redundantes en alrededor del 25%.
6. Facturación
Como empresa de consultoría, quiere pasar la mayor parte del tiempo en trabajo que realmente valga la pena. Y la facturación definitivamente no es uno de ellos. Afortunadamente, muchas plataformas de consultoría ahora permiten generar facturas automáticamente según hitos y tiempo registrado.
7. Paneles
El mejor software de gestión de proyectos para consultores es el que le permite ver todo lo que necesita de un vistazo. Por eso debería elegir una plataforma con paneles totalmente personalizables.
Mejores prácticas para equipos de consultoría
#1: Controle el alcance
La gestión del alcance es esencial en el trabajo de consultoría. Antes de que comience el trabajo, es importante definir claramente qué está incluido, y es igual de importante dejar claro qué no lo está.
Es normal que los clientes hagan solicitudes especiales durante el proceso.
Y aunque puede sentirse tentado a aceptarlo o no, en su lugar diga algo como: "Considerando lo que nos pide, necesitamos adaptar el proyecto para ver si se ajusta a sus requisitos". Este es el momento en que se toma el tiempo para ajustar hitos, presupuesto y otros detalles.
#2: Informes de estado
Los informes de estado deben enviarse a los clientes regularmente. Ayudan a que todos sepan siempre en qué punto está el proyecto.
Agregue un esquema de colores para facilitar la identificación:
- todo va según lo planeado
- riesgos (pero ya tiene un plan para gestionarlos)
- retrasos.
3: Gestión de riesgos
Como mencionamos al inicio de este artículo, para asegurarse de que su contrato de consultoría sea un éxito, debe ser proactivo, no reactivo.
Aquí es donde la gestión de riesgos es tan importante. Antes de que comience el trabajo, siéntese con su equipo e imagine que está mirando atrás meses después de que haya fracasado. ¿Qué salió mal? Use eso para descubrir qué podría causar ese fracaso.
Cada vez que identifique un riesgo, elabore un plan para mitigarlo.
#4: Verificaciones de rentabilidad
Estas deben hacerse en tiempo real. Haga seguimiento de la utilización junto con los costos para detectar problemas de margen a tiempo. Nunca espere a que el trabajo termine para verificar.
#5: Use herramientas integradas
Por ejemplo, Flowlu es la herramienta perfecta para empresas de consultoría, porque incluye:
CRM
Cree pipelines personalizados, capture leads de su sitio web o correo electrónico, y automatice el envío de presupuestos. Agregue widgets en vivo a su panel para hacer seguimiento de oportunidades — etapas, fuentes, motivos de pérdida, valor de negocios activos — para que su equipo de ventas siempre vea lo que importa.
Control de horas
La función de hoja de horas de Flowlu registra y reporta el tiempo por miembro del equipo, para que pueda ver rápidamente quién está sobrecargado y quién tiene espacio para más. El control de horas clásico también está integrado en cada tarea — active las tarifas facturables en la configuración y, en cuanto se complete una tarea, conviértala directamente en una factura.
Portal del cliente
Los clientes se mantienen informados y pueden compartir comentarios o comunicarse con usted directamente, sin que nada se pierda en el camino. Invítelos por enlace o correo electrónico y configure los permisos de acceso según sea necesario.
Múltiples vistas de proyecto
Supervise los detalles usando listas, tableros Kanban o diagramas de Gantt. Todo se mantiene flexible y editable al instante.
En definitiva, la combinación de CRM, control de horas y colaboración con clientes de Flowlu en un solo lugar lo convierte en una excelente opción para equipos de consultoría que manejan varias cuentas a la vez.
Entregue proyectos de consultoría exitosos
Los procesos de consultoría no son fáciles de gestionar, pero aun así puede entregar un proyecto exitoso tras otro. Solo necesita el software de gestión de proyectos adecuado para consultores de su lado. Con la herramienta correcta, es más fácil comunicarse con los clientes, evitar el desvío de alcance y anticiparse a riesgos y cuellos de botella antes de que ocurran.
Podría arreglárselas con una herramienta simple de gestión de proyectos, pero le irá mejor con una completa como Flowlu. Se encarga de todos esos detalles del día a día, además de permitirle revisar el historial completo de un cliente en un solo lugar, le ofrece un portal del cliente y viene con todo lo que un CRM tiene para ofrecer.
Preguntas frecuentes
Es un poco diferente de la práctica estándar, ya que su principal activo es el tiempo. En este tipo de trabajo, debe prestar especial atención al tiempo, el presupuesto y el alcance.
En muchos casos, las empresas de consultoría usan PSA — software de Automatización de Servicios Profesionales. Sin embargo, si quiere una solución más eficiente que centralice todas sus operaciones en una sola plataforma, pruebe Flowlu.
La gestión del alcance es fundamental en la consultoría, ya que los clientes muchas veces no saben exactamente lo que necesitan hasta que ven el trabajo tomar forma.
Otras veces, traen opiniones adicionales de distintos expertos que terminan en desacuerdo entre sí.
La mejor forma de manejar el alcance: cada vez que un cliente pida un añadido, diga "sí, analicemos esto y veamos cómo afecta al proyecto en general." Así, no se compromete a incluir la solicitud, pero tampoco dice que no. Ellos pueden entonces decidir si aceptan o rechazan el cambio.
Los consultores deben poder iniciar y detener el control de tiempo con un solo clic — idealmente directo desde la tarea en la que están trabajando, para que nada se registre después de memoria. Una vez registrado el tiempo, establezca una tarifa por hora para cada especialista, tarea o proyecto.
Soluciones como Flowlu pueden entonces multiplicar las horas registradas por la tarifa y generar la factura automáticamente, para que no tenga que hacer los cálculos a mano.
La gestión de proyectos de servicios profesionales es distinta de la práctica general porque el tiempo es su producto principal, no una entrega física. El alcance, la facturación y las relaciones con los clientes están todos entrelazados de formas que no se aplican a campos como la construcción o el desarrollo de software. Los marcos estándar no contemplan la fluidez de los contratos de consultoría, donde lo que el cliente quiere tiende a cambiar a medida que avanza el trabajo.
