Caso de uso: Flowlu para la gestión de tareas

Flowlu es una herramienta sólida para la gestión de tareas que te permite priorizar tu trabajo, cumplir con los plazos y obtener control sobre las asignaciones de tu equipo. 

¡Comencemos!

Paso 1: Crear Estados de Tarea

Cada tarea sigue un camino específico como Por hacer, En curso, Completado. En Flowlu, puedes crear estados de tarea específicos para las necesidades de tu negocio. Además, puedes configurar varios conjuntos de estados para aplicar a diferentes procesos. 

Lee esta guía para aprender cómo crear estados de tarea.

Paso 2: Añadir Campos Personalizados

Crea campos únicos para tu tarea con los campos personalizados. Puedes elegir entre varios tipos de campo como texto, fecha, precio, número, fórmula, casilla de verificación y mucho más. Por ejemplo, puedes crear un campo desplegable para una evaluación de tarea o una categoría de tarea. Después de eso, puedes filtrar fácilmente tus tareas por los campos personalizados. 

Paso 3: Habilitar Notificaciones

Elige qué notificaciones te gustaría recibir sobre las actualizaciones de tareas. Flowlu ofrece notificaciones de navegador, web (en la aplicación), móviles y por correo electrónico.  

Paso 4: Importar Tus Tareas (Opcional)

Si estás usando otra herramienta para la gestión de tareas y quieres cambiar a Flowlu, consulta nuestra guía para importar tareas. En Flowlu, puedes importar tus tareas desde un archivo CSV y luego mapear todos los campos como el asignador de la tarea, estado, descripción, etc.

Si estás empezando desde cero, entonces salta este paso.

Paso 5: Añadir Acciones automáticas a Tus Tareas

Las acciones automáticas te dan la habilidad de eliminar el trabajo rutinario de tu gestión de tareas. Puedes crear acciones automáticas para cada etapa de tarea para que desencadene una acción específica cuando se cumplan las condiciones preconfiguradas. 

Por ejemplo, si tu tarea pasa por varias etapas, puedes crear una regla para cambiar el responsable en una etapa particular. Digamos que hay una tarea para crear una publicación de blog. Una vez que cambia de etapa, la tarea puede ser asignada automáticamente a un redactor, editor, revisor, líder del equipo de contenido, etc. 

Flowlu para el Seguimiento de Tareas Personales vs. Gestión de Tareas de Equipo

Puedes usar Flowlu tanto para tareas personales como para la gestión de tareas de equipo. Discutimos cada uno de los casos de uso a continuación.

Gestión de Tareas Personales

Las herramientas de Flowlu ayudan a seguir tus tareas diarias y priorizarlas eficazmente. 

Recordatorios

Al crear una nueva tarea, activa un recordatorio para evitar perder la fecha límite de la tarea. Flowlu te permite añadir varios recordatorios, por lo que cada tarea siempre se completará a tiempo. 

Lista Por hacer

Si planeas usar Flowlu para la gestión de tareas personales, te recomendamos usar la sección Lista Por hacer. Esta sección está inspirada en la metodología GTD y reúne todas las tareas que están relacionadas contigo. Dirigiéndote a la carpeta Hoy, puedes encontrar las tareas más importantes en este momento. Puedes aprender más sobre esta sección en nuestra guía. 

Aquí puedes categorizar tareas por listas, proyectos y espacios de trabajo. Las listas son similares a las etiquetas y te ayudan a ordenar tus tareas en categorías como Diseño, Marketing, etc. Un espacio de trabajo es un centro dedicado a un área profesional o rol específico (Contabilidad, Ventas). Acumulan no solo tareas sino también proyectos, notas, documentos. Son ideales para gestionar empresas medianas y grandes. 

Si no ves espacios de trabajo, asegúrate de haber instalado este módulo en las Aplicaciones. 

Calendario

Esta es otra forma de mostrar tus tareas que se puede encontrar en el Menú. Recuerda habilitar esta opción en la configuración del Calendario si deseas ver y crear tareas allí.

Plantillas y Tareas Regulares

Si realizas tareas similares, crea plantillas con la descripción preconfigurada, lista de verificación, subtareas, etc. Y si quieres añadir un poco de automatización, crea una tarea regular, para que se cree automáticamente para ti semanalmente, mensualmente o cuando necesites. 

Gestión de Tareas de Equipo

Los equipos adoran gestionar sus asignaciones y trabajo en Flowlu por sus múltiples vistas, informes perspicaces y rastreador de tiempo.

Invita a Tus Compañeros

Una vez que configures tus tareas, es hora de asignarlas a tus compañeros. Invita a tu equipo o usuarios externos para colaborar en tiempo real y dales un derecho de acceso de Empleado al módulo Tareas. Esto se puede hacer con antelación usando grupos de usuarios o después de que un usuario acepte la invitación (Configuración del sistema > Tareas > Configuración de acceso de usuario). 

Usa el Rastreador de Tiempo

Pide a tus compañeros que registren el tiempo dedicado a cada tarea para ver si nadie trabaja de más o de menos. También puedes establecer la tarifa por hora para cada tarea y facturar a tus clientes según el tiempo empleado. 

Monitorea las Tareas

Puedes monitorear las tareas del equipo yendo a Tareas > Tablero Kanban. Puedes filtrar las tareas de tu equipo por un flujo de trabajo de tareas (estados), fecha límite, responsable, campos personalizados, etc. Crea filtros preconfigurados para ver rápidamente las tareas de una persona en particular o aquellas tareas cuyas fechas límite ya pasaron.

Aprobación de Tareas

En Flowlu, puedes activar la aprobación de tareas para que ninguna tarea se marque como completada antes de que sea aprobada por el asignador de la tarea. Para habilitar esta opción, ve a Configuración del sistema > Tareas > Configuración general > Aprobación de tareas. 

Edición Múltiple 

Si necesitas aplicar cambios a varias tareas al mismo tiempo, ve a Tareas > Vista de lista. Esta tabla te permite cambiar rápidamente el responsable, fecha de inicio, fecha límite, campos personalizados, etc. para varias tareas a la vez. Esto es útil si uno de tus compañeros renuncia y necesitas reasignar sus tareas a otra persona. 

Informes

Puedes encontrar informes de tareas yendo a Informes > Tareas. Reflejan el rendimiento de tu equipo, el número de horas semanales dedicadas, las tareas en curso y más.