Gestión de costos y riesgos en la construcción: controles prácticos para equipos de proyecto
Respuesta rápida
Cuando un proyecto se desvía en términos de presupuesto, no se puede asumir que hubo una sola causa. Por lo general, es una combinación de factores, que incluye:
- brechas de mano de obra que no fueron consideradas
- órdenes de cambio que no fueron rastreadas
- pequeños retrasos en obra que terminan costando significativamente más
Para lidiar con el control de costos en la construcción, necesitas ser más que un experto—necesitas ser riguroso y proactivo. Hoy compartimos controles prácticos para equipos de proyectos sobre gestión de costos y riesgos en la construcción.
Por qué los proyectos de construcción se exceden en presupuesto
La experiencia muestra que los proyectos de construcción rara vez se terminan dentro del presupuesto. Estos fracasos representan millones de dólares en pérdidas.
Muchas personas asumen que el problema es una mala planificación, pero la práctica revela tres causas subyacentes principales:
#1. Órdenes de cambio y desvío de alcance
Planificar operaciones de construcción es relativamente sencillo. Pero cuando comienza la ejecución, la realidad entra en juego.
Es normal lidiar con muchas órdenes de cambio—solicitudes formales para modificar el alcance original. Algunas son necesarias. Pero otras no.
Además, deberás gestionar el desvío de alcance: hacer más trabajo del que se acordó originalmente, sin ajustar el presupuesto correspondiente. Aunque cierto desvío de alcance es inevitable, vale la pena mantenerse vigilante.
Un seguimiento eficaz del presupuesto hace que ambos aspectos sean más fáciles de gestionar con el sistema adecuado. En Flowlu, todos los elementos del proyecto—tareas, documentos y finanzas—están conectados. Cuando registras un ajuste, se actualiza en tiempo real y notifica de inmediato a los miembros del equipo asignados.
#2. Costos de materiales y escasez de mano de obra
Una de las cosas que hace tan difícil este trabajo es que los costos deben proyectarse a lo largo de años, no solo meses, basándose en supuestos difíciles de verificar.
Los precios cambian constantemente y no tienes control sobre ello.
Piensa en el cobre, el concreto o el acero—materiales comunes en la industria. Sus precios están influenciados por muchos factores: inflación, eventos geopolíticos e interrupciones en la cadena de suministro.
Luego está la mano de obra. A diferencia de muchos otros sectores, la construcción no tiene una abundancia de candidatos esperando por puestos vacantes. Es genuinamente difícil encontrar albañiles, plomeros y electricistas. Eso significa que puede que necesites pagar una prima para tenerlos en obra. Y cuando no puedes encontrarlos o no puedes cumplir con sus tarifas, el trabajo se retrasa.
Las prácticas sólidas de adquisición son una de las formas más efectivas de gestionar esto. Cerrar contratos con subcontratistas y materiales con anticipación mediante acuerdos formales limita tu exposición a variaciones de precios en el futuro.
#3. Retrasos climáticos y cuellos de botella en aprobaciones
Los alquileres de equipos, los intereses de financiamiento, los seguros y los salarios de los supervisores se pagan por día—lo que significa que necesitas maximizar la producción cada día. Pero no puedes controlar el clima. Y su impacto va más allá de las horas de trabajo perdidas: las tormentas pueden destruir trabajos completados y hacer que el sitio sea inseguro.
Luego está la burocracia. Las aprobaciones a menudo quedan retenidas por los gobiernos locales, lo que genera retrasos de semanas o incluso meses. Sin embargo, con documentación exhaustiva y buena planificación, puedes reducir significativamente esa exposición.
Fundamentos de la gestión de costos en la construcción
El objetivo principal aquí es reducir la brecha entre las expectativas y la realidad.
Como se mencionó anteriormente, muchos costos están determinados por supuestos. Por lo tanto, no puedes predecir todo lo que afectará los precios de materiales y mano de obra. Pero sí necesitas controles sólidos de gestión de costos en construcción para rastrear todos los gastos.
1. Estimaciones
Producida durante la etapa de planificación, una estimación cubre lo que esperas que cuesten todos los equipos y materiales.
Si no tienes una herramienta dedicada para elaborar estimaciones, prueba un generador gratuito de Flowlu.
2. Presupuestos
Una vez que se acepta la oferta, tu estimación queda fijada. Este es el máximo que has acordado gastar en el trabajo.
3. Códigos de costo
Una de las mejores cosas que puedes hacer es adoptar el CSI MasterFormat. Este es el método estándar para categorizar y rastrear gastos.
4. Órdenes de compra
Una orden de compra es un contrato que envías a los proveedores especificando las cantidades, tipos y precios de productos y servicios. Estos son costos comprometidos, así que asegúrate de que tu gestor no duplique cargos.
5. Costos reales
Estos son gastos en tiempo real: recibos de equipos alquilados, facturas pagadas de madereras, nómina procesada.
6. Pronóstico
Ve más allá de simplemente comparar estimaciones y gastos. La previsión financiera te permite ver exactamente cuánto has gastado hasta ahora y cuánto costará de manera realista completar el trabajo.
7. Planificación de contingencia
Espera lo inesperado en la construcción. Por eso necesitas planes alternativos para diferentes escenarios—un porcentaje del presupuesto reservado desde el inicio, que generalmente oscila entre el 5 y el 15%. Considera dos tipos:
- Contingencia del contratista: Para ineficiencias de mano de obra, pequeños desperdicios de materiales y errores de ejecución.
- Contingencia del propietario: Para cambios de alcance.
Proceso de gestión de riesgos en la construcción
En la gestión de riesgos en la construcción, debes ser proactivo, no reactivo. No se trata de eliminar todos los riesgos — eso no es realista en este sector. Se trata de saber qué hacer cuando algo sale mal.
Cada vez que el sitio de construcción enfrenta una crisis, el equipo sigue un plan como este:
Paso #1: Identificación y documentación de riesgos
No puedes mitigar una amenaza que no has anticipado. Ten en cuenta que los riesgos ya están presentes en la preconstrucción y se extienden hasta el final del proyecto.
Reúne a todas las partes interesadas (gestores, arquitectos, ingenieros y principales subcontratistas), identifica los riesgos y divídelos en cuatro categorías: financiero/legal, logístico, socioambiental y técnico.
En esta etapa, es práctica estándar construir un registro de riesgos. Este es un documento dinámico que puntúa cada amenaza por probabilidad y gravedad, y sirve como base para toda la documentación de riesgos en adelante.
Paso #2: Responsables de riesgos y estrategias de mitigación
Cada riesgo identificado necesita un responsable. Esta es la persona encargada de monitorear esa amenaza y ejecutar la respuesta.
Una vez que hayas asignado la responsabilidad, el equipo acuerda una de las cuatro estrategias principales de mitigación:
- Evitación: Cambia completamente el detalle del proyecto para eliminar la amenaza.
- Mitigación: Toma medidas proactivas para reducir la probabilidad de la amenaza.
- Transferencia: Transfiere el impacto financiero de la amenaza a un tercero.
- Aceptación: Reconoce la exposición y reserva fondos para cubrirla si ocurre.
Paso #3: Monitoreo y procedimientos de escalación
Un registro de riesgos solo es útil si lo mantienes actualizado.
Realiza un seguimiento continuo para que los responsables de riesgos puedan observar los desencadenantes—señales de advertencia tempranas de problemas emergentes. En cuanto un problema supere el umbral que has establecido, ejecuta tus procedimientos de escalación.
Herramientas, listas de verificación y recomendaciones finales
Para mantener todo en un solo lugar (datos de gastos, seguimiento del presupuesto, proyecciones de flujo de caja y documentación de riesgos), necesitas un software confiable.
Al elegir una plataforma, busca estas características:
Arquitectura interconectada
Una buena herramienta te permite ver tareas, datos financieros y registros de clientes en el mismo lugar. Esto mantiene a tu equipo informado y garantiza que nada se pierda.
Seguimiento financiero granular
El sistema necesita admitir tanto costos estimados como reales para que puedas compararlos directamente. También debe admitir codificación de costos u ofrecer campos de seguimiento personalizados.
Facturación y estimaciones
Verifica si puedes convertir una estimación ganada en una factura con un solo clic.
Portales externos para clientes
El software debe permitir que las partes interesadas vean el estado del trabajo para ayudar a prevenir el desvío de alcance. Las soluciones de gestión sólidas no solo comparten el progreso — también aseguran aprobaciones y registran cambios con mayor rapidez.
Lista de verificación de control de costos
Ejecuta esta lista en las etapas principales de tu proyecto para mantener el control de costos del proyecto de construcción en curso:
#1. Preconstrucción
- Fijar líneas base: Convierte la oferta final aceptada en un presupuesto fijo (tu línea base de gestión de capital en construcción) y mantenla de principio a fin.
- Asignar códigos de costo: Asigna un código de seguimiento a cada partida esperada antes de que comience el trabajo. Incluye mano de obra, concreto y permisos.
#2. Construcción
- Órdenes de compra: Exígelas para todos los materiales a fin de fijar los costos comprometidos antes de que lleguen las facturas.
- Auditorías semanales: Revisa los gastos reales frente a tu línea base de gestión del presupuesto de construcción de forma semanal.
- Órdenes de cambio formales: Asegúrate de que todas las solicitudes sean aprobadas por escrito. Nunca solo de forma verbal.
#3. Cierre
Compara los números finales con tus estimaciones iniciales. Este análisis es documentación valiosa para proyectos futuros. Se convierte en tu punto de referencia para una mejor previsión la próxima vez.
Usa Flowlu como centro de control en la construcción
Aunque Flowlu es conocido como un software de gestión empresarial flexible y de uso general, también funciona bien para proyectos de construcción. Su estructura interconectada hace que la gestión de documentos sea mucho más fácil. Puedes organizar las operaciones de construcción y mantener un control cercano de tus finanzas en un solo lugar.
Con Flowlu, tienes
Tareas y flujos de trabajo de procedimientos
Crea tus propios flujos de trabajo de proyecto y úsalos como plantillas. Mapea cada fase, asegúrate de que los hitos se alcancen en secuencia, agrega campos personalizados, usa el seguimiento de tiempo y establece dependencias automáticas entre tareas.
Por ejemplo, para una renovación residencial, podrías crear una plantilla de flujo de trabajo con las fases: cimentación → estructura → eléctrica → plomería → HVAC → drywall → acabados. Configúralo para que la eléctrica no pueda comenzar hasta que la estructura sea aprobada, y la plomería no pueda iniciar hasta que la eléctrica esté terminada.
Visibilidad financiera en tiempo real
La previsión de flujo de caja del proyecto de Flowlu te ayuda a planificar los ingresos esperados e identificar brechas antes de que se conviertan en problemas. La herramienta genera gráficos dinámicos basados en tus datos, mostrando exactamente dónde pueden ocurrir problemas de flujo de caja.
Documentos unificados
Mantén todos los documentos (estimaciones, especificaciones y listas de cantidades) en un solo lugar, vinculados directamente al proyecto. Accede a ellos desde una sola pestaña sin tener que cambiar entre sistemas ni buscar entre correos electrónicos.
Construye con inteligencia, no solo con rapidez
La gestión de costos en la construcción y la gestión de riesgos en proyectos de construcción no son opcionales—son tu red de seguridad.
Asegúrate de que tu empresa sobreviva a cada contrato que gane. Pasa de las suposiciones a las órdenes de compra, códigos de costo estrictos y previsiones financieras en tiempo real. Convierte tu registro de riesgos de un documento estático en una herramienta dinámica. Y usa una plataforma como Flowlu para mantener todos tus datos en un solo lugar.
No puedes evitar todas las sorpresas. Pero ciertamente puedes evitar la ruina financiera.
La gestión de costos en la construcción es un proceso que comienza antes del inicio de las obras y termina cuando el trabajo está completado. Significa monitorear todos los materiales, equipos, mano de obra, subcontratistas, costos indirectos y fondos de reserva.
Para practicar una buena gestión de capital en la construcción, los equipos establecen una línea base, controlan las adquisiciones mediante órdenes de compra estrictas para fijar los costos comprometidos, aplican una gestión formal de órdenes de cambio y reservan fondos de contingencia para gastos imprevistos.
Debe incluir un ID y categoría del riesgo, descripción y causa raíz, puntuaciones de probabilidad y gravedad, responsable del riesgo y estrategia de mitigación.
Por supuesto. El software es invaluable para una gestión eficaz del presupuesto de construcción y para mantener la desviación de alcance bajo control.
