Caso de Uso: Flowlu para Gerenciamento de Tarefas

O Flowlu é uma ferramenta sólida para gerenciamento de tarefas que permite priorizar seu trabalho, cumprir prazos e obter controle sobre as tarefas de sua equipe.

Vamos começar!

Etapa 1: Criar Status de Tarefa

Cada tarefa segue um caminho específico como A Fazer, Em Andamento, Concluída. No Flowlu, você pode criar status de tarefa específicos para suas necessidades de negócios. Além disso, você pode configurar vários conjuntos de status para aplicar a diferentes processos.

Leia este guia para aprender como criar status de tarefa.

Etapa 2: Adicionar Campos Personalizados

Crie campos exclusivos para sua tarefa com os campos personalizados. Você pode escolher entre vários tipos de campo, como texto, data, preço, número, fórmula, caixa de seleção e muito mais. Por exemplo, você pode criar um campo suspenso para uma avaliação de tarefa ou uma categoria de tarefa. Depois disso, você pode filtrar facilmente suas tarefas pelos campos personalizados.

Etapa 3: Habilitar Notificações

Escolha quais notificações você gostaria de receber sobre as atualizações de tarefas. O Flowlu oferece notificações de navegador, web (no aplicativo), móvel e e-mail.

Etapa 4: Importar Suas Tarefas (Opcional)

Se você estiver usando outra ferramenta para gerenciamento de tarefas e quiser mudar para o Flowlu, confira nosso guia para importar tarefas. No Flowlu, você pode importar suas tarefas de um arquivo CSV e, em seguida, mapear todos os campos, como proprietário da tarefa, status, descrição, etc.

Se você estiver começando do zero, pule esta etapa.

Etapa 5: Adicionar Automação às Suas Tarefas

As regras de automação oferecem a capacidade de eliminar o trabalho de rotina do seu gerenciamento de tarefas. Você pode criar automação para cada estágio da tarefa para que ela acione uma ação específica quando as condições pré-configuradas forem atendidas.

Por exemplo, se sua tarefa passar por vários estágios, você pode criar uma regra para alterar o responsável em um estágio específico. Digamos que haja uma tarefa para criar uma postagem no blog. Depois que ele muda de estágio, a tarefa pode ser automaticamente atribuída a redator, editor, revisor, líder da equipe de conteúdo, etc.

Flowlu Para Rastreamento de Tarefas Pessoais vs. Gerenciamento de Tarefas de Equipe

Você pode usar o Flowlu para tarefas pessoais e gerenciamento de tarefas de equipe. Estamos discutindo cada um dos casos de uso abaixo.

Gerenciamento de Tarefas Pessoais

As ferramentas Flowlu ajudam a rastrear suas tarefas diárias e priorizá-las de forma eficaz.

Lembretes

Ao criar uma nova tarefa, ative um lembrete para evitar perder o prazo da tarefa. O Flowlu permite que você adicione vários lembretes, para que cada tarefa seja sempre concluída no prazo.

Lista de Afazeres

Se você planeja usar o Flowlu para gerenciamento de tarefas pessoais, recomendamos usar a seção Lista de Afazeres. Esta seção é inspirada na metodologia GTD e reúne todas as tarefas que estão relacionadas a você. Ao ir para a pasta Hoje, você pode encontrar as tarefas mais importantes no momento. Você pode aprender mais sobre esta seção em nosso guia.

Aqui você pode categorizar as tarefas por listas, projetos e espaços de trabalho. As listas são semelhantes às tags e ajudam você a classificar sua tarefa em categorias como Design, Marketing, etc. O espaço de trabalho é um hub dedicado a uma área ou função profissional específica (Contabilidade, Vendas). Eles acumulam não apenas tarefas, mas também projetos, notas, documentos. Eles são ideais para gerenciar empresas médias e grandes.

Se você não vir os espaços de trabalho, certifique-se de ter instalado este módulo nos Aplicações.

Calendário

Esta é outra forma de exibir suas tarefas que podem ser encontradas no Menu. Lembre-se de habilitar esta opção nas configurações do Calendário se você quiser visualizar e criar tarefas lá.

Modelos e Tarefas Recorrentes

Se você executar tarefas semelhantes, crie modelos com a descrição pré-configurada, lista de verificação, subtarefas, etc. E se você quiser trazer um pouco de automação, crie uma tarefa recorrente, para que ela seja criada automaticamente para você semanalmente, mensalmente ou sempre que você precisar.

Gerenciamento de Tarefas da Equipe

As equipes adoram gerenciar suas tarefas e trabalhar no Flowlu por suas múltiplas visualizações, relatórios perspicazes e rastreador de tempo.

Convide Seus Colegas de Equipe

Depois de configurar suas tarefas, é hora de atribuí-las aos seus colegas de equipe. Convide sua equipe ou usuários externos para colaborar em tempo real e dar a eles um direito de acesso de Funcionário ao módulo Tarefas. Isso pode ser feito com antecedência usando funções ou depois que um usuário aceitar o convite (Configurações do sistema > Tarefas > Configurações de Acesso do Usuário).

Use o Rastreador de tempo

Peça aos seus colegas de equipe para rastrear o tempo gasto em cada tarefa para ver se ninguém trabalhou demais ou de menos. Você também pode definir a taxa horária para cada tarefa e cobrar seus clientes de acordo com o tempo gasto.

Monitorar Tarefas

Você pode monitorar as tarefas da equipe acessando Tarefas > Quadro Kanban. Você pode filtrar as tarefas da sua equipe por um fluxo de trabalho de tarefa (status), prazo, responsável, campos personalizados e assim por diante. Crie filtros pré-configurados para ver rapidamente as tarefas de uma pessoa específica ou aquelas tarefas cujos prazos já passaram há muito tempo.

Aprovação de Tarefas

No Flowlu, você pode ativar a aprovação de tarefas para que nenhuma tarefa seja marcada como concluída antes de ser aprovada pelo proprietário da tarefa. Para habilitar esta opção, vá para Configurações do portal > Tarefas > Configurações gerais > Aprovação de tarefas.

Edição em Massa

Se você precisar aplicar alterações a várias tarefas ao mesmo tempo, vá para Tarefas > Visualização de lista. Esta tabela permite que você altere rapidamente o responsável, data de início, prazo, campos personalizados, etc. para várias tarefas ao mesmo tempo. Isso é útil se um de seus colegas de equipe se demitir e você precisar reatribuir suas tarefas a outra pessoa.

Relatórios

Você pode encontrar relatórios de tarefas acessando Relatórios > Tarefas. Eles refletem o desempenho de sua equipe, o número de horas gastas semanalmente, as tarefas em andamento e muito mais.