Gestión de la calidad del proyecto y procesos de QA para una mejor entrega de proyectos
Respuesta rápida
La gestión de calidad muestra cómo tu trabajo pasará por todas las etapas sin grandes desviaciones. Esto significa que tu proyecto se entregará a tiempo y dentro del presupuesto. Pero esto no siempre es fácil de lograr.
El aseguramiento de calidad, o QA, es algo que se hace continuamente con el tiempo. Cuando lo dejas para el final de la iniciativa, los costos pueden ser enormes. Por lo tanto, el control debe involucrar no solo estrategias preventivas sino también una evaluación rigurosa en todo el proceso.
Mira en detalle cómo:
- Definir estándares
- Construir flujos de trabajo de QA
- Revisar entregas regularmente
- Mejorar procesos continuamente.
Qué significa la gestión de calidad del proyecto
Este es un proceso cuyo objetivo principal es asegurar que el trabajo cumpla con todas las necesidades establecidas al principio.
Ya no es un vasto conjunto de expectativas. Los resultados se pueden medir de acuerdo con estándares específicos para asegurar que las entregas cumplan con todos los requisitos.
QA vs control de calidad (QC)
| Aspecto | QA | QC |
| Enfoque | Mejora de procesos | Entregas finales |
| Enfoque | Preventiva | Reactiva |
| Objetivo | Prevenir errores | Identificar y corregirlos |
| Tiempo | En todo el ciclo de vida | Antes de la entrega |
| Ejemplos | Capacitación de equipo, auditorías de procesos, documentación de POP (Procedimiento Operativo Estándar) | Pruebas de bugs, inspecciones, seguridad análisis |
A qué apuntan estos procesos
De acuerdo con el Project Management Body of Knowledge (PMBOK):
#1. Planificar la gestión de calidad (estándares)
Este es el primer proceso a implementar y servirá para identificar tanto los requisitos como los estándares para el compromiso y las entregas.
En este punto, debes definir las métricas por las cuales evalúas el trabajo.
#2. Gestionar calidad (confianza)
Este proceso se ve como sinónimo de QA porque su objetivo principal es ejecutar el proceso de revisión.
Esto asegura que la confianza de las partes interesadas se mantenga alta de que obtendrán el producto que se ajuste a sus necesidades.
#3. Controlar calidad (corrección)
Este proceso tiene como objetivo monitorear y registrar los resultados de las actividades de control. Así te aseguras de que los resultados sean correctos, completos y cumplan con las expectativas del cliente. Puedes ver este proceso como el último paso para evitar que cualquier error se muestre.
Elementos principales de un enfoque de gestión de calidad del proyecto
1. Estándares
Se definen para ayudar a determinar los requisitos del compromiso. Sin estándares, no tienes nada con qué comparar tu trabajo.
2. Revisiones
Estas son evaluaciones proactivas y estructuradas de entregas y procesos. Este es un monitoreo continuo, lo que significa que no esperarás hasta los últimos estadios para revisarlo. Lo harás en hitos específicos para asegurarte de que captures cualquier ineficiencia más temprano.
El objetivo principal es asegurar que el equipo siga los procesos y que cualquier defecto sea detectado antes de la finalización.
Para hacer que su monitoreo de progreso sea aún más fuerte y su organización bien definida, Flowlu le permite crear proyectos personalizados. Agregue tarefas con subtarefas, marcos y listas de verificación, y conviértalas en plantillas para que no tenga que recrear los mismos pasos repetidamente. Admite tanto procesos rigurosos como check-ins regulares.
3. Procedimientos de control de calidad del proyecto
Estas son pruebas tácticas. Los gerentes lo usan para asegurarse de que las entregas finales cumplan con los estándares establecidos antes de que comience el trabajo.
El objetivo principal de los procedimientos de control de calidad del proyecto es identificar y corregir defectos antes de que el producto se entregue al usuario final.
Modelos y marcos de gestión de calidad del proyecto
Para tener todos estos elementos funcionando juntos, muchas empresas tienden a usar marcos de control de entrega establecidos:
TQM (gestión total de calidad)
Es un enfoque de gestión donde todos dentro de una organización son responsables de los resultados y la mejora continua para entregar satisfacción del cliente a largo plazo.
Seis sigma (DMAIC)
Originaria de los años 1980, este marco sigue siendo relevante en PM. Se enfoca tanto en eliminar errores como en minimizar las variaciones del proceso.
Para iniciativas estándar, los equipos usan el DMAIC para:
- Definir el problema y los requisitos del cliente
- Medir el desempenho actual del proceso
- Analizar las principales causas de defectos
- Mejorar el proceso eliminando esas principales causas
- Controlar el proceso mejorado para evitar futuras desviaciones.
Lean (eliminando desperdicio)
Se basa especialmente en minimizar el desperdicio para que el valor del cliente pueda maximizarse. El desperdicio se refiere al tiempo ocioso de espera, errores, aprobaciones redundantes y reuniones innecesarias.
Cómo los equipos monitorean la salud y calidad del proyecto
Una de las cosas que muchos especialistas principiantes no saben es que un trabajo puede estar adelantado en el cronograma y dentro del presupuesto, pero si no cumple con las necesidades del usuario final, el compromiso fracasa.
Por eso el gerente de aseguramiento de calidad del proyecto debe usar métricas específicas y accionables y trabajar continuamente en ellas.
Métricas de salud y calidad que realmente importan
#1. Tasa de defectos
Se refiere al número de bugs o errores identificados en un entregable por tamaño de activo o durante un período de tiempo específico.
Un pico en esta tasa puede significar que el equipo de ejecución necesita tener cuidado, ya que probablemente están cortando caminos y apresurándose.
#2. Frecuencia de retrabajar
Se refiere al porcentaje de entregas que necesitan ser devueltas para correcciones.
Cuando esta tasa es alta, significa que los costos de la iniciativa también aumentarán y la previsibilidad se destruirá. Además, es normal que la moral del equipo baje. Esta es una indicación clara de que los empleados no entendieron los requisitos y estándares.
#3. Requisitos perdidos
Estas son las especificaciones que, aunque escritas, fueron olvidadas, omitidas o construidas incorrectamente.
Cuando este número es alto, significa que hay un claro colapso en la gestión del alcance. También muestra que hay una enorme diferencia entre lo que pidió el usuario final y lo que entregó el equipo.
#4. Consistencia de entrega
Es cómo el equipo puede entregar el resultado a lo largo del tiempo.
Muchas fluctuaciones pueden indicar que puede haber una asignación de recursos errática, agotamiento, o incluso un cambio en las prioridades.
#5. Tiempo de resolución de problemas
El tiempo promedio que el equipo tarda en detectar el defecto, corregirlo y cerrar el problema.
En caso de que el equipo tarde demasiado, puede significar que los empleados han llegado a cuellos de botella, retrasando otras tareas que dependen de esta.
#6. Puntuaciones de retroalimentación de las partes interesadas
Esta información se recopila de ejecutivos, usuarios y clientes durante demostraciones de productos y verificaciones de hitos.
Incluso si no tienes errores técnicos, si el producto no cumple con las expectativas de las partes interesadas, se asume que su entrega es baja.
#7. Tasa de finalización de revisión
Esta métrica muestra el porcentaje de inspecciones de código automatizadas, auditorías de diseño y revisiones de colegas programadas que se realizaron antes de que la entrega pasara a la siguiente etapa.
Cuando el cronograma es corto, muchos equipos tienden a saltarse las verificaciones. Pero usando esta métrica, te aseguras de que no suceda.
Cómo colaboran los líderes de proyecto y los gerenciadores de QA
En los viejos tiempos, los gerentes de proyecto (PM) y los especialistas en QA solían trabajar por separado. Eso ya no es el caso. De hecho, actúan como una unidad de liderazgo unificada en la actualidad.
La división de responsabilidades
Como ven el flujo de trabajo de manera diferente, cada uno cubre una parte.
|
PMs |
QAs |
|
|
Sinergia práctica en operaciones diarias
- Definición de alcance: QA ayuda a escribir los requisitos → PM asegura que sean medibles.
- Evaluación de riesgos: QA usa resultados de pruebas como una señal de advertencia de que algo no está funcionando bien → PM ajusta las expectativas de las partes interesadas.
Implementación paso a paso
Paso #1: Definir estándares
Antes de que la iniciativa comience, es necesario definir criterios de aceptación claros y medibles para el éxito que sirvan como estándares. Necesitas hacer esto para cada tarea definida.
Paso #2: Construir puntos de control
Crea un mapa que muestre el ciclo de vida de tu flujo de trabajo y determina dónde tendrás puntos de control para intervenciones de revisión para asegurar que todo esté siguiendo los estándares.
Paso #3: Ejecutar y auditar
Cuando la ejecución está en juego, quieres que el QA audite al equipo para ver cómo está trabajando. Asegúrate de que el equipo no está ignorando guías de estilo, perdiendo sincronizaciones regulares o saltando instrucciones.
Paso #4: Verificar entregas
Tan pronto como se construye una instrucción, no está lista para ser entregada. Pruébala para bugs o cualquier otro desalineamiento con los estándares.
Prepara procedimientos de QC, como ciclos de revisión de editor o scripts automatizados.
Paso #5: Loop retrospectivo
Siempre que una fase termina, echa un vistazo más cercano a tus datos de estándares. Explora operaciones para frecuencias de revisión para descubrir por qué sucedieron y luego actualiza tu plan de gestión de QA.
5 errores comunes de gestión de calidad a evitar
#1. No hacer verificaciones regulares
Nunca esperes hasta el final para verificar un producto. Si se identificó un problema en la primera semana y no se hizo nada hasta que el producto se construyó en el tercer mes, esto puede significar que necesitarás desmantelar toda la iniciativa para arreglarlo. Puede costar mucho en términos de tiempo y presupuesto.
#2. Propiedad poco clara de la calidad
Debe haber solo una persona responsable de los resultados de una tarea. Y esta persona no puede pasar la responsabilidad a otros. Por lo tanto, siempre asigna propiedad explícita de estándares en cada etapa del flujo de trabajo.
#3. No tener estándares documentados
No puedes confiar en la experiencia individual o el gusto personal para saber si algo tiene los requisitos necesarios. Define estándares desde el principio para evitar inconsistencias.
#4. Medir actividad en lugar de resultados
Elige las métricas que usarás desde el principio. No selecciones parámetros solo para lucir bien. Necesitas datos reales para ayudarte a evaluar el desempeño y el control de entrega.
Usa métricas como frecuencia de retrabajar, por ejemplo, no la cantidad de horas dedicadas.
#5. Ignorar defectos recurrentes
No puedes seguir ignorando un defecto recurrente sin ni siquiera preguntar por qué ocurre. Dedica tiempo a determinar la causa raíz.
Cuándo la gestión formal de calidad ayuda más
Ninguna industria debe descuidar la planificación y el control. Mientras que algunos sectores pueden permitirse una supervisión menos detallada, otros deben prestar atención máxima a esto.
Equipos y proyectos que necesitan procesos de QA más fuertes
1. Entornos muy riesgosos o críticos para la seguridad
Estos entregables necesitan seguir especificaciones exactas y se prueban bajo condiciones extremas.
2. Sistemas de alta complejidad con interdependencias cercanas
Requieren un enfoque más formal ya que una pequeña variación de proceso en un departamento puede crear un efecto dominó cuando todos los componentes se juntan.
3. Industrias altamente reguladas
Estos sectores necesitan cumplir con leyes y regulaciones.
4. Equipos grandes, distribuidos regionalmente o subcontratados
Siempre que un compromiso requiera proveedores distribuidos en diferentes zonas horarias, agentes externos o simplemente una gran cantidad de desarrolladores, asegúrate de tener instrucciones de QA más formales.
Cuándo QC ligero es suficiente
1. Proyectos con bajo costo de falla
Si un defecto puede corregirse en 5 minutos, incluso si se envía a producción, sin ningún otro daño, no necesitas ninguna solución formal.
Ejemplos:
Gráficos de redes sociales, boletines informativos internos, páginas de destino promocionales básicas o paneles de equipo internos.
2. Fases exploratorias o de prototipado
Cuando solo quieres probar una hipótesis o tu objetivo es entrar al mercado rápidamente, este es el camino a seguir. Tu objetivo principal no es la perfección.
Ejemplos:
Hackathons o conceptos de características de startups en etapa inicial.
3. Trabajo altamente estandarizado, repetitivo y a pequeña escala
Todo lo que necesitas hacer es agregar estándares a una lista de verificación para ser revisada antes de pasar a producción.
Ejemplos:
Producción simple de diseño gráfico, marketing por correo electrónico básico orientado por plantilla o publicación semanal de publicaciones de blog.
Produce resultados sólidos
Entregar un proyecto a tiempo y dentro del presupuesto no es una cuestión de suerte. Es una cuestión de predecir que todo saldrá bien usando un proceso de monitoreo continuo. Sin embargo, no todos los compromisos necesitan un enfoque formal; algunos se benefician más de un proceso de monitoreo más simple.
Sin embargo, el aseguramiento de calidad y el control son partes muy importantes de cualquier proyecto y deben ser tomados en serio por el gerente.
Usa las herramientas adecuadas para ayudar a optimizar estos procesos. Flowlu, por ejemplo, te permite crear flujos de trabajo personalizados que son fáciles de monitorear con datos en tiempo real y múltiples vistas de tareas. Con su configuración flexible, puedes hacer ajustes en cualquier etapa del ciclo de vida del proyecto. Para que no encuentres desalineaciones inesperadas. Obtendrás resultados sólidos que tus clientes aman.
Es el proceso de entrega de entregables a usuarios finales, asegurando que sus expectativas y requisitos se cumplan.
Mientras que el primero es preventivo y orientado al proceso, el segundo es orientado al producto y más enfocado en identificar errores después de que ocurren.
Apuntan a 3 cosas principales: definición de estándares, confianza del proceso y corrección técnica.
Hay 7 métricas principales que debes usar: tasa de defectos, frecuencia de revisión, requisitos perdidos, consistencia de entrega, tiempo de resolución de problemas, retroalimentación de partes interesadas y tasa de finalización de revisión.
Tiene muchos roles. Siendo responsable de definir los estándares, también define las pruebas necesarias, mantiene las métricas de defectos bajo su vista y colabora para gestionar riesgos.
