Cómo gestionar proyectos online de forma más eficaz en equipos distribuidos
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Desde el aumento descontrolado del alcance hasta los objetivos desalineados y la falta de claridad, estos son solo algunos de los factores que pueden poner en riesgo el éxito de tu proyecto. Por eso, hoy en día es fundamental encontrar un equilibrio claro entre la estructura y la agilidad necesaria para adaptarse a un mundo en constante cambio.
Y mostrarte cómo hacerlo correctamente es el objetivo de este artículo. Veamos algunas buenas prácticas de gestión de proyectos — aquellas que proporcionan a los equipos distribuidos claridad sobre los objetivos, los responsables, los plazos y la comunicación. Estos consejos de gestión de proyectos funcionan tanto si diriges un equipo de cinco personas como uno de cincuenta.
Establece objetivos, alcance y responsabilidades claros
#1: El acta de constitución del proyecto
El acta de constitución del proyecto es un texto breve que pretende responder a las preguntas de por qué estás desarrollando algo y qué estás desarrollando. Debe incluir:
- La visión: Debe resumirse en una sola frase y expresar su esencia. Debería ser algo como "Crear una herramienta xx para hacer yy."
- Justificación empresarial: Aquí debes indicar qué problemas resolverá esta herramienta o producto — principalmente, la razón por la que estás invirtiendo dinero en él.
- Criterios de éxito: Utiliza objetivos SMART.
#2: Define el alcance y los entregables del proyecto
El principal objetivo de definir claramente el alcance del proyecto es asegurarte de no terminar haciendo un trabajo que no encaje con el objetivo principal. Esto significa que debes definir claramente los principales entregables, qué está dentro del alcance y qué está fuera del alcance.
Imagina que tu proyecto consiste en actualizar una aplicación. Puedes incluir funcionalidades como la creación de perfiles, el inicio de sesión de usuarios y el checkout dentro del alcance, pero indicar que la facturación de suscripciones y la compatibilidad con múltiples monedas quedan fuera del alcance. También puedes decidir que el alcance incluye diseñar una aplicación para iOS y Desktop, pero que una aplicación para Android queda fuera del alcance.
Esto es aún más importante para los equipos distribuidos: sin una oficina compartida en la que pueda surgir a tiempo una conversación del tipo "espera, pensé que eso estaba incluido", la confusión sobre el alcance tiende a aparecer más tarde — y cuesta más solucionarla.
#3: Responsabilidades y roles (La matriz RACI)
Una de las cosas que siempre tiende a retrasar los proyectos — tanto en la oficina como online — es no tener a alguien encargado de tomar decisiones y a alguien responsable de ejecutar las tareas. Para evitar que esto ocurra en tu empresa o en tus proyectos, considera utilizar la matriz RACI:
- R = Responsible (Responsable): Se refiere a la persona encargada de completar la tarea.
- A = Accountable (Responsable último): Se refiere a la única persona que asume la responsabilidad de tomar decisiones — algo especialmente importante en remoto, donde, de lo contrario, las decisiones pueden quedar bloqueadas mientras se espera a personas que están en diferentes zonas horarias.
- C = Consulted (Consultado): Se refiere a las personas expertas en el área a las que se puede consultar antes y durante una tarea específica.
- I = Informed (Informado): Aunque las partes interesadas deben recibir actualizaciones periódicas, nunca deben participar directamente.
#4: Buenas prácticas de gobernanza de proyectos
Aún hay dos cosas principales que necesitas:
- Un buen plan de comunicación
- Control sobre todo el proceso
En cuanto al plan de comunicación, asegúrate de que todas las personas de tu equipo — independientemente de su zona horaria — sepan dónde encontrar la información que necesitan, sin tener que esperar a una conversación en directo para obtenerla.
En cuanto al control de tu proyecto, necesitas establecer una regla clara que todos conozcan para cuando las partes interesadas quieran cambiar el alcance del proyecto.
Planifica el trabajo con tareas, hitos y dependencias
Una vez establecidos el alcance y las responsabilidades del proyecto, es hora de darle vida añadiendo tareas a la línea de tiempo. Pero antes de empezar a enumerarlas, ten en cuenta que este trabajo no consiste simplemente en añadir fechas aquí y allá. Implica mucho más, como detectar cuellos de botella antes de que se produzcan, establecer cómo se conectan las tareas y añadir un margen de seguridad por si las cosas no salen según lo previsto.
#1: Estructura de desglose del trabajo (WBS)
Una de las buenas prácticas de gestión de proyectos más populares es utilizar una WBS para definir la jerarquía de tu proyecto. Debes empezar por los entregables más grandes y dividirlos en tareas accionables y hitos.
#2: Gestiona las dependencias entre tareas
Es bastante raro que haya tareas que no estén relacionadas con otras. Por eso es tan importante ver cómo se conectan — es lo que permite que el trabajo avance sin problemas. Asegúrate de definir las dependencias que encuentres (fin-inicio e inicio-inicio).
#3: Priorización y planificación de riesgos
No olvides que no todas las tareas son iguales — cada una tiene un impacto diferente en el resultado general. La priorización ayuda a tu equipo a completar los proyectos más rápido y con menos estrés.
Identifica qué tareas son esenciales para completar el proceso y qué ocurre si fallan o no producen el resultado necesario. Las tareas con un alto grado de incertidumbre también entran en esta zona de riesgo. Aquí es donde entra el seguimiento de riesgos — anticipa posibles problemas y prepara estrategias alternativas que te ayuden a corregir rápidamente el flujo de trabajo durante el proceso.
#4: Visibilidad y seguimiento operativo
Tu plan nunca debe ser estático; debe cambiar a medida que cambian el entorno o las variables. Considera, por ejemplo, hacer una reunión diaria de seguimiento — solo unos 15 minutos para repasar qué hiciste ayer, qué harás hoy y qué te está bloqueando.
Una de las buenas prácticas más sencillas para los flujos de trabajo de proyectos es el seguimiento visual — aprovecha los tableros Kanban, que te muestran inmediatamente qué queda por hacer, qué está en proceso, qué se está revisando y qué está terminado.
También es útil utilizar estados claros y coherentes para que puedas saber de un vistazo si todo va según lo previsto y no hay obstáculos, si han surgido problemas que podrían afectar al calendario o al alcance si no se resuelven pronto, o si algo está bloqueado — lo que significa que el trabajo no puede avanzar hasta que se resuelva algo concreto.
Reúne todo esto en una sola herramienta y tendrás una base sólida para gestionar proyectos de equipos remotos. Flowlu es especialmente adecuado para equipos distribuidos — te proporciona todo lo que necesitas para crear un flujo de trabajo de proyecto personalizado, establecer roles claros para que nadie tenga que esperar una decisión entre diferentes zonas horarias, mantener la comunicación fluida en cada etapa sin depender de conversaciones en directo y ajustar el plan sobre la marcha a medida que cambian las circunstancias.
Crea hábitos de comunicación y documentación
Cuando buscas buenas prácticas de gestión de proyectos, simplemente no puedes olvidar la importancia de la comunicación y la documentación. Sin ellas, la información acaba dispersa por todas partes, la comunicación se deteriora o terminas teniendo reuniones interminables que podrían haberse resuelto simplemente con un email. ¿No estás de acuerdo en que es una mala forma de gestionar un equipo distribuido?
Tener buenos hábitos de comunicación y documentación ayuda a todos en tu empresa a trabajar con la misma información. Solo existe una versión del producto, del plan, de lo que hay que hacer y cuándo, quién debe hacerlo y quién es responsable de todo ello.
Así es como puedes crear estos buenos hábitos:
#1: Comunicación asíncrona
La comunicación asíncrona no requiere una respuesta inmediata, lo que la hace ideal para equipos distribuidos que trabajan juntos.
Cuando necesitas informar a tu equipo sobre algo que está cambiando, tu primer instinto suele ser programar una reunión. Pero si puedes compartir lo que necesitas decir en un vídeo corto o en un mensaje rápido de Slack, suele ser mejor — ahorra tiempo a todos.
Si todavía celebras reuniones semanales o diarias que se reducen a repasar una lista de tareas que las personas han completado, es hora de eliminarlas. En su lugar, crea una publicación asíncrona editable en la que cada empleado pueda añadir sus actualizaciones semanal o diariamente.
#2: Reuniones
Somos totalmente partidarios de eliminar la mayoría de las reuniones que siguen llenando los calendarios de las personas. Dicho esto, cuando se trata de crear relaciones, resolver problemas o hacer brainstorming complejo, las reuniones siguen teniendo su lugar. Asegúrate de que sean útiles y no se alarguen demasiado. Para ello:
- Envía la agenda de la reunión a todos los participantes con 24 horas de antelación.
- Termina todas las reuniones con "ADD":
Acciones: Anota los próximos pasos que se llevarán a cabo.
Decisiones: Anota las directrices estratégicas acordadas por el equipo.
Aplazamientos: Anota las ideas que se retomarán en la próxima reunión.
#3: Base de conocimiento con búsqueda
Tener una buena base de conocimiento es fundamental, pero hacer que sea fácil de buscar es aún más importante. Después de todo, ¿de qué sirve almacenar toda esa información si nadie puede encontrarla?
¿Has aprendido algo nuevo en el trabajo y no quieres olvidarlo? Regístralo y compártelo con tus compañeros. En la Base de Conocimiento de Flowlu, puedes escribir instrucciones de incorporación, consejos para publicar contenidos o estas mismas buenas prácticas para equipos online y distribuidos. Fácil de editar, fácil de ampliar y fácil de buscar.
#4: Comunicación con clientes y partes interesadas
A las partes interesadas no les gustan las sorpresas y prefieren recibir actualizaciones con la mayor frecuencia posible. Lo mejor que puedes hacer en este caso es establecer una periodicidad para enviar un informe detallado. Los informes semanales y quincenales son los más habituales.
Si detectas que puede producirse un retraso en un hito, debes comunicarlo inmediatamente junto con un plan de mitigación.
Haz un seguimiento del progreso, los riesgos y la carga de trabajo del equipo
#1: Dashboards
Gestionar bien el trabajo de un proyecto significa estar al tanto del progreso, los riesgos y la carga de trabajo — sin ahogarse en informes.
Una de las buenas prácticas más fiables para la gestión del trabajo de proyectos es mantener las cosas sencillas: consulta el dashboard y responde a la pregunta “¿Estamos bien?” en menos de 10 segundos.
Esto significa que no deberías tener que revisar una docena de gráficos complejos y abrumadores para obtener una respuesta. Céntrate en lo que realmente importa. Por ejemplo, en métricas operativas de alto nivel como la velocidad del sprint, los gráficos burn-up/burn-down y los diagramas de flujo acumulativo.
#2: Haz un seguimiento de la carga de trabajo del equipo
La línea de tiempo no te dirá si tu equipo está lleno de energía o agotado. Sin embargo, saberlo es crucial si quieres prevenir el burnout. Para ello, puedes considerar hacer una planificación de la capacidad, utilizar un límite de WIP (Work In Progress) o aprovechar herramientas visuales de gestión de la carga de trabajo como Flowlu.
#3: Periodicidad de revisión continua
Una de las buenas prácticas más populares para los flujos de trabajo de proyectos que podemos compartir contigo es realizar evaluaciones periódicas. Algunos ejemplos incluyen:
- Revisa la columna “"En progreso"” una vez por semana para identificar las tareas que llevan allí más de 2 días.
- Cuando alcances un punto de control importante, compara el presupuesto, la calidad y las expectativas de las partes interesadas de antes y de ahora.
- Al final de un sprint, celebra una reunión breve para determinar qué salió bien, qué salió mal y qué se puede mejorar en el siguiente sprint.
3 errores comunes en el seguimiento de proyectos que debes evitar
#1: El estado "sandía"
El nombre puede sonar un poco extraño, pero es una forma fácil de recordar este error. A veces, un informe parece perfecto por fuera — verde. Pero por dentro, la situación es claramente roja y la gente simplemente tiene miedo de informar sobre los problemas reales hasta que es demasiado tarde.
#2: Hacer un seguimiento de la actividad en lugar de los resultados
Puede ser útil hacer un seguimiento de la actividad, pero es mucho más importante hacer un seguimiento de los resultados reales. Centra tu tiempo en los entregables completados o en las funcionalidades concretas que se han lanzado.
#3: Ignorar el "trabajo invisible"
El aumento descontrolado del alcance puede ser un gran problema, incluso en proyectos pequeños. Si no has definido claramente qué está dentro del alcance y qué está fuera, es probable que las partes interesadas sigan pidiéndote que hagas más — cosas que nunca se incluyeron. Y cuando dices que sí, no solo estás retrasando la entrega del proyecto; también estás agotando la capacidad de tu equipo.
Una excelente gestión de proyectos funciona en cualquier lugar
Lo que realmente refleja las buenas prácticas de gestión de proyectos no es cuánta información incluyen tus gráficos — es la claridad de tu proceso.
Tanto si trabajas con un equipo remoto como con uno totalmente distribuido, necesitas un acta de constitución del proyecto detallada y clara, un mapa de las tareas y sus dependencias, y un plan de comunicación sólido. En última instancia, estas buenas prácticas de gestión del trabajo de proyectos existen para eliminar las suposiciones.
No hace falta decirte que, cuando un equipo sabe qué hay que hacer, quién debe hacerlo, para cuándo y quién es responsable de ello, todo funciona sin problemas. Pero sí podemos decirte que, con una herramienta como Flowlu, puedes gestionar todo esto de forma fácil y eficaz.
Preguntas frecuentes
Incluyen cuatro aspectos diferentes, pero importantes:
- Definir un alcance claro
- Determinar las responsabilidades
- Establecer una única fuente de información
- Crear un margen de seguridad para imprevistos
Estos consejos de gestión de proyectos se aplican tanto si tu equipo trabaja completamente en remoto como si es híbrido o trabaja en una misma oficina.
Los equipos remotos lo hacen mediante la comunicación asíncrona, manteniendo todo por escrito y haciendo un seguimiento de los resultados en lugar de las horas trabajadas.
No hay una única respuesta: depende de tu audiencia. Dicho esto, una reunión semanal del equipo funciona bien para comprobar el progreso de la carga de trabajo y abordar los cuellos de botella. Para las partes interesadas, enviar un informe cada una o dos semanas suele ser una buena frecuencia.
Hay muchas herramientas disponibles, pero solo mencionaremos Flowlu: es una solución muy completa y, al mismo tiempo, versátil, flexible y adaptable a tus necesidades.
Con Flowlu, puedes gestionar fácilmente la carga de trabajo y las tareas, pero también dispones de una base de conocimientos con función de búsqueda, un portal del cliente y facturación, todo en una misma plataforma.
