Novedades de octubre de Flowlu: automatizaciones, Gantt, gestión de cuentas y más
¡Las actualizaciones de octubre merecen un artículo aparte porque el mes trajo más de 10 nuevas funciones y mejoras! Al repasarlas, diríamos que el enfoque estuvo en cómo organizas tus datos, ya sean contactos y configuraciones o tareas y conocimientos.
Automatizaciones en oportunidades
Nuevas condiciones para la etapa Perdido
Ahora las oportunidades perdidas tienen sus propias reglas de automatización.
Antes de esta actualización, solo podías marcar una oportunidad como perdida, seleccionar un motivo y añadir una descripción.
¡Ahora puedes utilizar esos detalles para activar automatizaciones!
¿Por qué una oportunidad perdida necesita su propia regla?
¡Porque diferentes motivos de pérdida pueden requerir distintas acciones de seguimiento!
Por ejemplo: Si una oportunidad se pierde por el "Precio", puedes configurar Flowlu para que cree automáticamente una tarea para que un gerente de ventas revise la oferta. O, si la descripción menciona "El próximo mes", puedes programar una notificación para recordar al gerente que vuelva a revisar la oportunidad más adelante.
También puedes incluir el motivo de la pérdida y la descripción del cierre en correos electrónicos, notificaciones o tareas automatizadas mediante variables. Así, tu equipo recibe esa información exacta y sabe qué ocurrió sin tener que abrir la oportunidad.
Cómo configurar tu propia regla para oportunidades perdidas:
Ve a Automatizaciones → Perdido → Crear regla, elige una acción y añade una o ambas condiciones nuevas: Motivo de pérdida y Comentario o descripción.
Adición de productos y servicios
A veces, en determinadas etapas de una oportunidad, necesitas añadir productos o servicios específicos.
Por ejemplo: Quieres que el sistema añada automáticamente tu servicio de entrega en la etapa de entrega. Las tarifas son siempre las mismas y añadir el servicio manualmente cada vez se estaba volviendo tedioso.
Cómo configurarlo:
Ve a Automatizaciones, busca la etapa correspondiente y crea una regla de Actualizar campo. Después, selecciona Productos y servicios (añadir) en el campo de oportunidad y elige tu servicio en el campo de valor de oportunidad.
También puedes sustituir los productos existentes o copiarlos automáticamente al crear una nueva oportunidad mediante una regla.
Antes de empezar: Asegúrate de que el módulo Productos y servicios esté instalado en tu portal y de que la opción de usar productos en oportunidades esté activada en la configuración de CRM.
Descubre en detalle cómo automatizar la adición de Productos y servicios en nuestra guía del Centro de ayuda.
Todas las funciones de automatización de CRM están disponibles en el plan Advanced y superiores.
Gantt
Más tipos de dependencias entre tareas
Antes, las tareas solo tenían un tipo de dependencia — Fin-Inicio. Esto significa que una nueva tarea comienza cuando termina la anterior.
Ahora tienes más formas de vincular tareas:
- Fin-Fin — las tareas vinculadas terminan al mismo tiempo.
- Inicio-Fin — una tarea no puede terminar hasta que otra comience.
- Inicio-Inicio — ambas tareas comienzan al mismo tiempo.
- Relacionada con — vincula tareas sin afectar a sus cronogramas.
Puedes configurar estas dependencias en Gantt o en las tarjetas de tareas, excepto "Relacionada con". Esta opción solo está disponible en las tarjetas de tareas.
Ahora, veamos cómo funciona:
La lógica es la misma que con Fin-Inicio: pasa el cursor sobre una tarea, haz clic y mantén pulsado el botón izquierdo del ratón en un punto de conexión y arrastra una línea hasta un punto de conexión de otra tarea.
Lo más práctico es que Flowlu ajusta automáticamente las tareas vinculadas cuando cambian los plazos. No necesitas reorganizar el cronograma manualmente.
Al hacer clic en el vínculo, puedes configurar el Sesgo de comunicación en días u horas o utilizar Bloqueo de conexión. Esta última opción solo está disponible en el plan Advanced y superiores.
Descubre los nuevos tipos de dependencias entre tareas y cómo utilizarlos en nuestro Centro de ayuda.
Las dependencias entre tareas y Gantt están disponibles en el plan Essential y superiores.
Más opciones para personalizar el Gantt de tus proyectos
Queremos que los usuarios puedan ver más detalles en su lista de proyectos sin tener que abrir cada uno.
Por eso, hemos añadido más opciones a la configuración de Gantt de proyectos.
¿Qué puedes configurar y visualizar ahora exactamente?
#1. Etapas de los proyectos en Gantt
Ahora puedes ver no solo los proyectos, sino también sus etapas, con:
- Más detalles: Consulta fechas, estados y progreso directamente en el diagrama de Gantt.
- Ajustes automáticos de fechas: Cambia las fechas del proyecto y Flowlu recalculará las fechas de las tareas relacionadas.
#2. Campos personalizados y más columnas
Muestra la información importante para tu flujo de trabajo, desde prioridades y presupuestos hasta plazos, número de tareas y campos personalizados.
Dónde encontrar estos ajustes:
Ve a Proyectos → Todos los proyectos → Gantt, haz clic en el icono de engranaje para abrir la Configuración de Gantt y elige las columnas que quieras ver.
Gantt está disponible en el plan Essential y superiores.
Cuentas
Seguidores
Antes, solo podías asignar una persona a un contacto u organización.
¡Ahora puedes añadir varios seguidores!
¿Por qué es necesario?
Imagina que tu abogado, contable u otro miembro del equipo también necesita acceder a un contacto determinado. Aunque siempre puedes configurar permisos, estos se aplican a toda una categoría de roles (como usuarios habituales o gerentes), no a miembros específicos del equipo. Ahora tienes una opción más precisa.
Fácil de encontrar:
Solo tienes que abrir un contacto y añadir a tus compañeros en el campo Seguidores .
Encuentra más detalles en nuestro artículo del Centro de ayuda.
Disponible en todos los planes de pago, excepto Solo.
Extensiones telefónicas
Puede que te hayas encontrado con esta situación: la empresa de un cliente tiene un número de teléfono principal, pero cada empleado tiene su propia extensión.
Ahora puedes añadir estas extensiones a cualquier cuenta.
¿Dónde y cómo?
Solo tienes que añadir una extensión al número principal en el campo Teléfono de la tarjeta de contacto. Flowlu reconoce diferentes formatos, como #111 o ext 111.
¿Qué otros formatos reconoce Flowlu?
También puedes introducir extensiones en los siguientes formatos:
- extension 111
- #111
- ext 111
- , 111
- ,, 111
- ;ext=111
Aunque guardes el mismo número de teléfono principal, las diferentes extensiones permiten distinguir los contactos. Así es más fácil comunicarte con la persona adecuada.
Lee nuestra guía detallada en el Centro de ayuda.
Disponible en todos los portales.
Detección de duplicados más inteligente
Que tu lista de clientes siga creciendo es genial. ¿Pero que también aumente el desorden de registros duplicados? Eso ya no tanto.
Ahora es más fácil detectarlos.
Flowlu identifica posibles duplicados cuando trabajas con contactos y empresas.
¿Cómo exactamente?
Al crear una empresa, Flowlu comprueba su nombre y número de identificación fiscal, además de los números de teléfono y direcciones de correo electrónico.
Si el sistema detecta posibles duplicados, los destaca con un icono de advertencia amarillo junto al contacto o la empresa y muestra exactamente qué campo coincide con un registro existente.
Si añades un contacto con el mismo nombre, el sistema no mostrará ninguna advertencia. Pero si introduces un número de teléfono o una dirección de correo electrónico que ya existe en el sistema, Flowlu señalará el posible duplicado.
¡Pruébalo y evita que los registros de tu CRM se conviertan en un caos!
Disponible en todos los planes de Flowlu.
Otras actualizaciones
API del calendario
Primero, actualizamos el formato de los webhooks del calendario. ¡Y ahora la API del calendario está abierta!
Crea, actualiza y gestiona eventos del calendario, incluidos los recurrentes, a través de la API.
Base de conocimientos del proyecto
La conocida wiki ahora también está disponible para tus proyectos.
Aquí puedes reunir normas del proyecto, instrucciones de tareas, notas de reuniones, indicaciones para el equipo y mucho más en un espacio dedicado.
¿Qué puedes hacer exactamente?
- Escribir y editar contenido
- Añadir etiquetas y estados
- Organizar artículos en una jerarquía
- Marcar artículos como importantes o favoritos
- Adjuntar archivos e iniciar conversaciones en los comentarios
La base de conocimientos se crea automáticamente cuando añades tu primer artículo, y su nombre coincide con el del proyecto.
¿En qué se diferencia de una base de conocimientos normal?
- Nombre — se toma del título del proyecto. No puedes cambiarlo de forma independiente.
- Acceso — lo controla el equipo del proyecto, no la configuración de la base de conocimientos.
- Publicación pública — no está disponible. No hay opciones de configuración de dominio, diseño ni SEO.
- Eliminación — puedes eliminar artículos individuales, pero no toda la base de conocimientos.
- Límite del plan — la base de conocimientos del proyecto no cuenta para el límite total de bases de conocimientos de tu plan.
Una cosa más: Cuando creas un proyecto a partir de una plantilla, su base de conocimientos no se transfiere.
¿Qué más deberías saber? Descúbrelo en nuestro artículo del Centro de ayuda.
Disponible en todos los planes de pago.
Campos obligatorios para tareas
¿Recuerdas los campos obligatorios en CRM?
La lógica es la misma.
Ahora puedes decidir qué campos deben completarse antes de que alguien de tu equipo cree una tarea o la mueva a la siguiente etapa.
Funciona de la misma manera:
Si alguien intenta continuar sin completar un campo obligatorio, Flowlu lo resaltará en rojo e impedirá que avance.
Así puedes asegurarte de que tus tareas tengan toda la información necesaria:
- Elige campos obligatorios, como responsables, plazos, descripciones y otros.
- Aplícalos a flujos de trabajo y etapas específicos.
- Detecta información que falta gracias a Flowlu, que resalta los campos que deben completarse.
Por ejemplo, puedes impedir que se creen tareas sin un responsable o que pasen a la siguiente etapa sin una descripción.
Pruébalo ahora:
Ve a Configuración del portal → Tareas → Campos obligatorios y elige qué campos serán obligatorios y en qué flujo de trabajo o etapa.
Disponible en el plan Essential y superiores (excepto Solo).
Personalización de las tarjetas del tablero Kanban
Hemos añadido más opciones para que personalices tus tableros a tu gusto.
Ahora tienes más control sobre qué información muestran tus tarjetas y qué detalles quieres ocultar.
¿Qué puedes personalizar exactamente?
- Elige qué campos estándar y personalizados aparecen en las tarjetas.
- Comprueba si una tarjeta tiene una descripción y pasa el cursor sobre ella para leerla.
- Cambia a un diseño compacto para ver más tarjetas en la pantalla.
- Añade o edita etiquetas sin abrir una tarea.
- Oculta las etapas vacías para reducir el desorden visual.
¿Dónde funciona?
En los tableros de tareas, grupos de tareas y proyectos, los pipelines de CRM y los tableros de proyectos.
Para empezar, haz clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha del tablero y ajusta la configuración.
Disponible en todos los portales.
Tema oscuro y navegación rápida
Una actualización bastante apropiada para Halloween. Aunque la hicimos principalmente para tu comodidad, no por diversión.
Si simplemente prefieres los colores oscuros o quieres descansar un poco de las pantallas brillantes, prueba nuestro nuevo Tema oscuro.
En la misma configuración de Apariencia encontrarás la Navegación rápida (SPA). Te permite cambiar entre secciones sin recargar toda la página. Solo se actualiza el contenido, lo que hace que la navegación sea más rápida.
Disponible para todos.
Mantén el ritmo
Apenas llevamos un mes del cuarto trimestre y ya tenemos muchas novedades. Todas estas actualizaciones están pensadas para ayudarte a hacer aún más con Flowlu. Así no tendrás que perder tiempo valioso añadiendo los mismos productos y servicios a las oportunidades una y otra vez. Ni corregir a toda prisa los plazos de las tareas que se han desajustado solo porque moviste una tarea, por ejemplo.
Prueba todas las mejoras en tu trabajo diario y comparte tus ideas sobre cómo podemos hacerlas aún mejores. Y si notas que algo no funciona como debería, siempre estamos disponibles en [email protected].
Preguntas frecuentes
En solo un mes, Flowlu incorporó:
- Dos mejoras en las automatizaciones: Nuevas condiciones para oportunidades Perdido y una regla de Actualizar campo para añadir Productos y servicios.
- Funcionalidades ampliadas de Gantt: Nuevos tipos de dependencias entre tareas y más ajustes para personalizar el Gantt de tus proyectos.
- Mejor gestión de cuentas: Varios seguidores para contactos y organizaciones, extensiones telefónicas y una detección de duplicados más inteligente.
- API abierta de Calendario.
- Más opciones de personalización para tableros Kanban.
- Base de conocimientos del proyecto.
- Campos obligatorios para tareas.
- Tema oscuro y Navegación rápida (SPA).
Con las nuevas condiciones para la etapa Perdido, tu oportunidad no quedará simplemente cerrada y olvidada. Ahora, según el motivo por el que se perdió, puedes planificar acciones de seguimiento. Por ejemplo, puedes recordar a un gerente que revise la oportunidad después de un mes o asignar una tarea a un gerente de ventas para investigar por qué se perdió el negocio debido a un precio elevado.
Con la nueva regla Actualizar campo, puedes añadir automáticamente productos o servicios de tu catálogo. Así, la próxima vez que una oportunidad llegue a la etapa de entrega, los gerentes no tendrán que añadir manualmente el servicio de entrega.
Las principales diferencias son:
- Nombre: Puedes elegir un nombre personalizado para una base de conocimientos estándar, mientras que la base de conocimientos del proyecto toma su nombre del proyecto.
- Derechos de acceso: En la base de conocimientos del proyecto, los permisos de acceso se heredan del equipo del proyecto.
- Configuración de SEO, publicación externa, dominio e identidad visual: Estas opciones no están disponibles en la base de conocimientos del proyecto.
- Eliminación: En la base de conocimientos del proyecto, puedes eliminar artículos individuales, pero no toda la base de conocimientos.
¿Quieres saber más? Lee nuestro artículo del Centro de ayuda para conocer todos los detalles.
